เทคนิคการบันทึกและการจัดทำรายงานการประชุม

หลักการและเหตุผล

        ในหน่วยงานทุกหน่วยงาน มีความจำเป็นต้องจัดให้มีการประชุมทั้งในรูปแบบที่เป็นและไม่เป็นทางการ โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อระดมความคิด เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานอ้างอิง ในการปฏิบัติงานว่าใครทำอะไร อย่างไร มีความคืบหน้าอย่างไร มีการเสนออะไร มีมติในเรื่องใดว่าอย่างไร และแสดงถึงข้อเท็จจริงเหตุผลการพิจารณาของที่ประชุม หรือแสดงถึงผลงานที่ได้ดำเนินการมาแล้ว รายงานการประชุมจึงเปรียบเสมือนเป็นเครื่องมือในการติดตามงานที่ได้รับมอบหมายว่าได้ดำเนินการอย่างไร และเพื่อแจ้งผลการประชุมให้บุคคลที่เกี่ยวข้องทราบ และปฏิบัติต่อไป 
           ในหลักสูตรนี้จะอบรมให้ผู้ที่ทำหน้าที่เป็นธุรการ admin หรือเลขานุการในที่ประชุม ได้เข้าใจบทบาท หน้าที่ วิธีการจด และสรุปรายงานการประชุม ทั้งในรูปแบบการประชุมที่ เป็นทั้ง International Meeting และ Local Meeting ให้สามารถจด และสรุปเนื้อหารการประชุมได้ครอบคลุม ตรงประเด็น ทำให้การประชุมนั้นไม่สูญเปล่า

หัวข้อการอบรม

1. 1.                                                                            บทบาทของผู้ที่เกี่ยวข้องในงานประชุม  Meeting-concerned persons’ role 
2. 2.                           คุณสมบัติและหน้าที่ของเลขานุการหรือธุรการในที่ประชุม  (Qualification and role of administrative affair personnel or secretary at the meeting
   1. 3.                                                                            การประชุมแบบทางการ และไม่เป็นทางการ Formal and informal meeting 
   2. 4.                                                                            รูปแบบของรายงานการประชุม (ทั้งไทย และอังกฤษ) Type of meeting’s minutes (Both Thai and English)
   3. 5.                                                                            การจดบันทึกการประชุม (ทั้งไทย และอังกฤษ) Meeting Recording (Both Thai and English) 

-                   การจดละเอียดทุกคำพูดของผู้เข้าประชุม Write down all speeches of the meeting attendants 

-                   การจดย่อเรื่องเฉพาะประเด็นสำคัญหรือใจความสำคัญ Write down the syllabus or theme

-                   การจดสรุปสาระสำคัญของเรื่องที่พิจารณา ความเห็น เหตุผล Summarize the essence of the topics considered for opinion and reasons 

1. 6.                           หลักการเขียนรายงานการประชุม (ทั้งไทย และอังกฤษ) Principles of Meeting’s Minute Writing (Both Thai and English) 

-                   ใจความสำคัญ Essence 

-                   ภาษาที่ถูกต้อง ชัดเจน Correct and clear language

-                   การเรียงลำดับวาระการประชุม Order of meeting agenda 

-                   การเขียนคำพูดโต้แย้ง Writing an argument 

-                   การเขียนข้อมูลเป็นตัวเลข จำนวนเงิน สถิติ Writing numbers and statistics 

-                   การเขียนเวลา การติดตาม และสถานการณ์ดำเนินการของแต่ละวาระการประชุม Writing a period, follow-up, and meeting status at each agenda 

1. 7.                                                                            คำศัพท์สำนวน ภาษาทางธุรกิจที่ควรศึกษา Vocabulary, idiom, and necessary business langue
2. 8.                                                                            สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงในการเขียนรายงานการประชุม What should avoid in writing a meeting minutes
3. 9.                           สรุปประเด็นปัญหาในการเขียนรายงานการประชุม และวิธีการแก้ไขเพื่อพัฒนาการในการจด และสรุปรายงานการประชุมทั้งไทยและ อังกฤษ Summarize the issues on writing the meeting minutes and solutions for improvement on writing down and summarizing the meeting minutes in Thai and English 
   1. 10.                                                                     กรณีศึกษา และถามตอบ Case Study and Answer and Questions 
   2. 11.                                                                     การนำเสนอผลงานกลุ่ม (Group Presentation)