การจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบและค้นหาง่าย ต้นทุนต่ำ

หลักการและเหตุผล

ทำไมองค์กรจะต้องให้ความสำคัญกับการจัดเก็บเอกสาร ??  อันที่จริงแล้วการจัดเก็บเอกสารอาจไม่จำเป็น  ถ้าเอกสารไม่ต้องถูกตรวจสอบ หรือที่สำคัญเจ้าหน้าที่สรรพากร ตรวจสอบเอกสารทางบัญชี  กรมศุลกากรตรวจสอบเอกสารการนำเข้า ฯลฯ ที่เกิดขึ้นกับบริษัท  หรือหากมีการเคลมเงินเกิดขึ้นต้องหาเอกสารมายืนยัน  การขึ้นศาลที่ต้องมีเอกสารตัวจริง  จากเหตุการณ์เหล่านี้  ในส่วนที่ต้องสร้างเอกสารขึ้นมาเพื่อใช้ในการดำเนินธุรกรรมต่างๆ  เราจะต้องทำอย่างไร เพื่อให้การจัดเก็บเป็นระบบ ปลอดภัย ค้นหาง่าย มีต้นทุนการค้นหาที่ต่ำที่สำคัญพบเอกสารตามที่ต้องการ  อายุทางกฎหมายถึงเมื่อใด เราจึงจะทำลายได้ เราจึงต้องทำให้ระบบการจัดเก็บเอกสารได้ประสิทธิภาพ

วัตถุประสงค์ 
   -  เพื่อจัดเก็บเอกสารอย่างมีระบบ และค้นหาได้ง่าย
   -  เพื่อการลดต้นทุนแฝงในการจัดเก็บและค้นหาเมื่อต้องการใช้
   -  เพื่อการเรียนรู้การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

หัวข้อการฝึกอบรม 
   -  ความจำเป็นในการจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพ
   -  วงจรเอกสาร   ความหมายและความสำคัญของเอกสารในองค์กร
   -  เอกสาร หรือ ข้อมูลใด ที่ต้องจัดเก็บให้มีประสิทธิภาพ
   -  หลักการพิจารณาเอกสารขององค์กร
   -  ปัญหาที่เกิดขึ้น และอุปสรรคในการจัดเก็บเอกสาร
   -  การดำเนินการและประโยชน์ของการทำ 5 ส.
   -  ระบบการจัดเก็บเอกสารที่เป็นสากล
   -  วิธีการในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร การทำดัชนี เพื่อให้จัดหาได้ง่ายสะดวก
   -  โครงสร้างในการจัดเก็บข้อมูลในคอมพิวเตอร์
   -  การใช้ระบบบาร์โค้ดเข้ามาช่วยในการปฏิบัติการในการจัดเก็บ
   -  การจัดเก็บเอกสารเพื่อการจัดเก็บเข้าห้องจัดเก็บ(คลังเก็บ)
   -  การกำหนดอายุของเอกสารตามกฎหมาย และวิธีการทำลายให้ถูกต้อง
   -  ขั้นตอน และวิธีการทำลายเอกสารที่ไม่ใช้แล้วซึ่งเป็นเอกสารสำคัญของบริษัท
   -  เทคโนโลยีในการจัดเก็บเอกสาร และบริหารเอกสารแบบ E-Document  เพื่อการลดต้นทุน
   -  สรุป  ถาม – ตอบ

รูปแบบการอบรม  บรรยาย 70 %  ปฏิบัติ 30 %