Online Training : การจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์

ทำไมการจัดเอกสารจึงสำคัญ? การทำธุรกรรมทางธุรกิจสิ่งที่ขาดไม่ได้คืองานเอกสารที่ต้องสร้างขึ้นมาในการดำเนินการของการนำไปสู่ธุรกิจทั้งในองค์กรและคู่ค้า การสร้างเอกสาร การดำเนินการ จัดเก็บเอกสาร การทำลายเอกสาร จึงเป็นเรื่องที่สำคัญ เพราะเป็นหลักฐานที่สำคัญในการอ้างอิง สิ่งที่เกิดขึ้นในขั้นตอนการปฏิบัติงานมากมายในการทำงานตั้งแต่ต้นน้ำถึงปลายน้ำ นั้นคือลูกค้า คนสำคัญขององค์กร และสิ่งที่จะต้องสนับสนุนกิจกรรมต่างๆ คือเอกสารที่เกี่ยวข้อง

ในยุคดิจิทัลที่ต้องพัฒนาการจัดเก็บเอกสารแบบแฟ้มสู่การจัดเก็ดแบบดิจิทัล หรือ E-Document การจะทำให้ระบบการจัดเก็บดิจิทัลมีประสิทธิภาพ เราต้องเข้าใจเอกสารที่เป็นฉบับจริงและการจัดเก็บที่เหมาะสม หมวดหมู่ที่ถูกต้อง การจัดบริหารงานเอกสาร (Document Management) มีส่วนสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และสามารถลดต้นทุนของบริษัท The National Records Management – Council, Inc  ของสหรัฐฯ สำรวจพบว่าองค์กรที่ไม่มีแผนการเก็บเอกสารที่ปฏิบัติเสร็จสิ้นมีปริมาณและประเภทเอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จแล้วถึง 60% เก็บในแฟ้มระหว่างปฏิบัติงาน 30% เอกสารทำลาย 10% และในส่วนองค์กรที่มีระบบและแผนการจัดเก็บเอกสารมีแฟ้มปฏิบัติงานเสร็จแล้วถึง 16% เก็บในแฟ้มระหว่างปฏิบัติงาน 23% เอกสารทำลาย 61% และในส่วนองค์กรที่มีระบบและแผนการ ผลการสำรวจเมื่อปี 2012 แสดงให้เห็นว่าการทำงานของพนักงานสูญเสียประสิทธิภาพ 21.3% เนื่องจากการทำงานที่ใช้งานกระดาษ (paper-based)  และนำสู่การจัดเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างมืออาชีพ

วัตถุประสงค์

1.      ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจวิธีการจัดเก็บเอกสารที่เป็นระบบอย่างมีประสิทธิภาพ

2.      ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจ และวิธีการที่ถูกต้อง เหมาะสมในการจัดเอกสารเตรียมเข้าสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์

หัวข้อการอบรม

Module # 1 ระบบงานบริหารและจัดเก็บเอกสารที่ถูกต้อง (Document Management)

§  วงจรเอกสาร ความหมายและความสำคัญของเอกสารในองค์กร

§  ปัญหาที่เกิดขึ้น และอุปสรรคในการจัดเก็บเอกสาร

§  เอกสารที่มีความจำเป็นต้องจัดเก็บให้มีประสิทธิภาพ

§  ระบบการจัดทำดัชนี และการจัดเก็บเอกสารที่เป็นสากล

Module # 2  การบริหารงานเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

§  ประโยชน์ของการสแกนเอกสารเป็นดิจิทัลไฟล์

§  เทคโนโลยีในการจัดเก็บเอกสาร ระบบ Work Flow และบริหารเอกสารแบบ E-Document เพื่อการลดต้นทุน

§  แนวคิดและ Concept ในการปรับเปลี่ยนการทำงานแบบเดิมและแบบใหม่ (อิเล็กทรอนิกส์)

§  ความเข้าใจในการออกแบบโครงสร้างในการจัดเก็บเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์

§  การใช้ระบบบาร์โค้ดเข้ามาช่วยในการปฏิบัติการในการจัดเก็บเอกสาร

§  การจัดเก็บเอกสารเข้าห้องจัดเก็บหรือคลังเก็บให้เป็นระบบสากล

§  การกำหนดอายุของเอกสารตามกฎหมาย และวิธีการทำลายให้ถูกต้อง

Workshop

สรุป ถามตอบ

กลุ่มเป้าหมาย  พนักงานปฏิบัติงาน หัวหน้างาน ธุรการ สำนักงาน

ระยะเวลาการฝึกอบรม (Time)  หลักสูตร ONLINE 3 ชั่วโมง เวลา 09.00 - 12.00 น.

รูปแบบการอบรม (Methodology)

1.      Zoom Online Meeting บรรยาย พร้อมยกตัวอย่างกรณีศึกษา สนทนาและตอบข้อซักถาม

2.      เอกสารประกอบการบรรยายจะจัดส่งเป็นไฟล์ PDF ให้ก่อนวันอบรม 2-3 วัน

อาจารย์วรรณรีย์  บี้สมบูรณ์

กำหนดการ    วันศุกร์ที่ 15 ตุลาคม 2564

สถานที่         Zoom Online Meeting

ราคา            1,500  บาท

• ราคายังไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม

• นิติบุคคล สามารถหักภาษี ณ ที่จ่าย 3%

รายละเอียดเพิ่มเติมคลิ๊กที่นี่

ลงทะเบียน Online  คลิ๊ก !!

บริษัท เคเอ็นซี เทรนนิ่ง เซ็นเตอร์ จำกัด

เลขที่ 98/83 หมู่ที่ 4 ตำบลบึงยี่โถ อำเภอธัญบุรี จังหวัดปทุมธานี 12130

www.knctrainingcenter.com

knctrainingcenter@hotmail.com
โทร. : 02-157-9083, 062-315-5283