กลยุทธ์การบริหารงานประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ

กลยุทธ์การบริหารงานประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ

(Effective Meeting Management)

วิทยากร: อาจารย์ประภาภรณ์  พนัสพรประสิทธิ์

อดีตเลขานุการ ฝ่ายขาย ฝ่ายการโฆษณา และฝ่ายขุดเจาะน้ำมัน

บริษัท เอสโซ่แสตนดาร์ด ประเทศไทย จำกัด

อดีตเลขานุการ ฝ่ายบุคคล  บริษัท ปูนซิเมนต์ไทย จำกัด

ผู้จัดการส่วนบริหารธุรการ  บริษัท อุตสาหกรรมทำเครื่องแก้วไทย จำกัด (มหาชน)

10 กุมภาพันธ์ 2560

 09.00 - 16.00 น.

** โรงแรมโกลด์ ออร์คิด แบงค็อก (ถนนวิภาวดีฯ-สุทธิสาร) 

*สถานที่จัดอบรมอาจเปลี่ยนแปลงได้ตามความเหมาะสม

หลักการและเหตุผล

     “การประชุม” นับเป็นเครื่องมือสื่อสารที่สำคัญอย่างหนึ่งที่แต่ละองค์กรจำเป็นต้องใช้ ได้แก่ การระดมสมอง  ร่วมแก้ไขปัญหา รายงานความคืบหน้าของงาน ตลอดจนแจ้งข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ  เป็นต้น แต่ทำไมเรากลับพบว่าผู้เข้าร่วมประชุมส่วนใหญ่ มักไม่ให้ความร่วมมือในการประชุม แม้แต่การแสดงความคิดเห็นอันเป็นประโยชน์ในที่ประชุม จึงทำให้การประชุมแต่ละครั้งกลายเป็นการประชุมที่สูญเปล่าเมื่อเทียบกับเวลาที่ใช้ ด้วยสาเหตุเราจึงพอสรุปได้ว่าปัญหา การประชุมแต่ละครั้งขาดการวางแผน และติดตามผลการประชุมที่ดี ตลอดจนขาดเทคนิคในการดำเนินและบริหารงานประชุมที่น่าสนใจ

     หลักสูตร “เทคนิคการบริหารงานประชุม” จึงได้พัฒนาขึ้นมาเพื่อให้ทีมผู้เข้าอบรม ได้เรียนรู้เทคนิคในการบริหารจัดการการประชุมที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ระดมสมองทำกิจกรรมประยุกต์การบริหารงานประชุม ฝึกเทคนิคการฟัง สรุป และจับประเด็น เพื่อร่างวาระการประชุม บันทึกรายงานการประชุม เมื่อจบการอบรม ผู้เข้าสัมมนาจะสามารถประยุกต์และต่อยอดความรู้ด้านการบริหารงานประชุมอย่างเป็นเลิศได้ด้วยตนเอง

หัวข้อการฝึกอบรม/สัมมนา

1.  ความหมายและความสำคัญของการประชุม

2.  หลักในการพัฒนา “การประชุม” ให้เกิดประสิทธิภาพ

     (ทำอย่างไรให้การประชุมในแต่ละครั้งเกิดประสิทธิผลเมื่อเทียบกับเวลาที่ใช้ไป)

3.  สุดยอด..เทคนิคแพรวพราว ของการประชุมแบบต่างๆ

4.  ทำอย่างไรไม่ให้เบื่อ!!! การเข้าร่วมประชุม

5.  ค้นพบ..ประโยชน์ที่จะได้รับจากการประชุมในรูปแบบต่าง ๆ

6.  การเตรียมการจัดการประชุม ขั้นตอนการปฏิบัติแบบ Step by Step!!

7.  บทบาท/หน้าที่ ของกลุ่มบุคคลเกี่ยวข้องกับการประชุม เช่น

   • การนำการประชุม

   • การนำเสนอแนวคิด

   • การอภิปราย การหาข้อมูลและมติของที่ประชุม

8.  การควบคุมการประชุม การป้องกันและแก้ไขข้อขัดข้องในระหว่างการประชุม

     (พบสารพันปัญหาในการจัดการประชุม พร้อมเทคนิคและวิธีจัดการที่ได้ผล)

9.  การติดตามผลการประชุม

10.          แบบทดสอบ

11.          เทคนิคการจดบันทึกรายงานการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

          (พร้อม ตัวอย่างการบันทึกรายงานการประชุมในหลากหลายรูปแบบ)

• ฝึกทักษะการฟังและจับประเด็น

• รูปแบบการเขียนรายงานการประชุมที่ถูกต้อง

• ตัวอย่างภาษาเขียนที่ควรใช้ และไม่ควรใช้

    12.กิจกรรม: แบ่งกลุ่ม ฝึกเขียนรายงานการประชุมแบบมืออาชีพ

    13. สรุปคำถาม และคำตอบที่ผู้เข้าสัมมนาต้องการรู้ เพื่อนำไปใช้ในงาน